函數(shù)學得少，所以就把勁往數(shù)據(jù)透視表上使。數(shù)據(jù)透視表也沒辜負人，總有一些小東西可以解決統(tǒng)計上的大問題。這里的4條偏方就是這樣的。

(相關資料圖)

所謂偏方，就是指平時少見，但是對于特定情況有特效的方子。我們今天跟大家分享數(shù)據(jù)透視表4個“偏方”。

偏方一：空值處理

我們在對一組數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)透視時經(jīng)常會遇到值區(qū)域中某個字段對應數(shù)據(jù)為空白的情況。以往很多伙伴都是手動修改，其實可以通過數(shù)據(jù)透視表自定義空白顯示為0。（注：只針對值區(qū)域中的空白?。?/p>

舉例：

第一季度中的屏幕300*220項目購買數(shù)量為空白，現(xiàn)在需要將數(shù)據(jù)進行透視匯總處理。

完成數(shù)據(jù)透視后我們看到C13單元格為空白。

單擊數(shù)據(jù)透視表右擊鼠標，選擇【數(shù)據(jù)透視表選項】。

打開【數(shù)據(jù)透視表選項】對話框，勾選【布局和格式】中的【對于空白單元跟，顯示】，同時在右側的編輯欄中輸入“無數(shù)據(jù)”。

單擊確定后數(shù)據(jù)透視表中所有的空白將填充“無數(shù)據(jù)”字符。

注意：這里我們可以將空白通過定義填充為任意文本、數(shù)字或者符號。

偏方二：排名

日常工作中經(jīng)常需要將完成數(shù)據(jù)透視后的數(shù)據(jù)進行排名，很多伙伴都是通過rank函數(shù)進行排名。其實數(shù)據(jù)透視表自帶排名功能，根本無需排序、函數(shù)。

還是以采購數(shù)據(jù)為例，現(xiàn)在我們完成了數(shù)據(jù)透視。

選中數(shù)據(jù)透視表右擊鼠標，選擇【值顯示方式】，在子菜單中選擇【降序排序】。

選擇以項目為基本字段進行排序，單擊【確定】。

最后我們看到原本的購買數(shù)據(jù)信息變成了排名信息。

如果我們需要同時保留購買數(shù)據(jù)以及排名信息，只需要在值字段中再次添加購買數(shù)量即可。

偏方三：批量創(chuàng)建工作表

批量創(chuàng)建是日常經(jīng)常碰到的工作，比如創(chuàng)建分公司、月份、季度等工作表。如果數(shù)量少，我們可以通過手工逐一創(chuàng)建，如果數(shù)量很多該怎么辦呢？其實可以通過數(shù)據(jù)透視表批量創(chuàng)建工作表。

舉例：現(xiàn)在我們需要創(chuàng)建4個季度的工作表。

首先在表中輸入表頭季度，以及四個季度名稱。

然后選中A列數(shù)據(jù)，單擊【插入】選項卡中的【數(shù)據(jù)透視表】。

在打開的【創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表】對話框中，選擇數(shù)據(jù)透視表的位置為現(xiàn)有工作表。

確定后將【季度】字段拖至篩選框內(nèi)。

單擊數(shù)據(jù)透視表，然后單擊【分析】選項卡中【選項】-【顯示報表篩選頁】。

出現(xiàn)【顯示報表篩選頁】對話框，直接單擊確定，我們就可以看到批量創(chuàng)建的工作表。

選中所創(chuàng)建的所有工作表，然后在任意一個工作表中選中表格中不需要的數(shù)據(jù)，選擇“開始”-“清除”-“全部清除”，即可完成工作表的批量創(chuàng)建。

是不是很簡單？

注：批量創(chuàng)建的工作表是自動按工作表名稱排序的。譬如這里的第一到第四季度，創(chuàng)建出來的工作表依次是第二、第三、第四、第一季度。如果想按季度順序創(chuàng)建工作表，則輸入時改成阿拉伯數(shù)字，如第1、第2、第3、第4等季度。如果想按自己輸入的名稱順序創(chuàng)建工作表，有一個簡易方法，就是在輸入時每個名稱前依次添加阿拉伯數(shù)字1、2、3等，則工作表按輸入順序創(chuàng)建。

偏方四：按新增字段分組統(tǒng)計

將數(shù)據(jù)按新增字段分組進行統(tǒng)計，也是經(jīng)常做的一件事。譬如，數(shù)據(jù)中沒有月份、季度，但領導要求你按月、按季度統(tǒng)計；數(shù)據(jù)中沒有一等品、二等品、三等品，但領導要求你按一、二、三等品進行統(tǒng)計。對于這類把原始數(shù)據(jù)按新指定字段進行統(tǒng)計的，利用透視表可以非常簡便的實現(xiàn)。

例舉兩例。

例1：按日期分組統(tǒng)計

數(shù)據(jù)源是按日登記的銷售額?，F(xiàn)在要按月、季度分組統(tǒng)計銷售額。

（1）選中所有數(shù)據(jù)，插入數(shù)據(jù)透視表。

（2）將“銷售日期”字段拖入行區(qū)域中，Excel會自動增加一個“月”字段（需要是2016版本），右側透視表中行標簽按月顯示。（注：如果用的低版本，則需要按下方設置“季度”字段的方式進行設置，增加“月”字段后才能按月統(tǒng)計。）然后將“銷量”拖入值區(qū)域中。

（3）下面我們通過分組設置，實現(xiàn)季度統(tǒng)計。在透視表行標簽下任意一個數(shù)據(jù)上右擊，選擇“組合”命令（也可以單擊【分析】-【分組字段】或【分組選擇】）打開【組合】對話框。可以看到當前已經(jīng)選中了兩個步長“日”和“月”。

起始于、終止于數(shù)據(jù)會自動根據(jù)數(shù)據(jù)源生成，不用管它。

（4）單擊“季度”，然后確定。

（5）可以看到數(shù)據(jù)透視表字段中增加了“季度”字段。在左側的透視表中，單擊符號把數(shù)據(jù)折疊，就實現(xiàn)了按季度統(tǒng)計。

例2：分數(shù)分階段統(tǒng)計

下表是某班的數(shù)學成績，只有姓名和成績兩個字段?，F(xiàn)在我們需要統(tǒng)計、60-79、80-100各階段的人數(shù)。

（1）一樣的，首先建立透視表。

（2）把“成績”字段拖入行區(qū)域中。這時左側透視表的行標簽下方出現(xiàn)一列分數(shù)值。

（3）在透視表行標簽下任意一個分數(shù)上右擊，選擇“組合”命令，打開組合對話框。

（4）現(xiàn)在按需要修改起始值和終止值、步長。設置起始于60，終止于100，步長20，如下。

（5）單擊“確定”后，行標簽變成了我們需要的三個分數(shù)段。

（6）將“成績”字段拖到值區(qū)域中，實現(xiàn)了人數(shù)統(tǒng)計，如不及格的有11人。

（7）如果想進一步看到各階段的姓名，則可以把“姓名”字段拖入行區(qū)域中。

如果想更自由分段，不受步長限制，那可以在第（3）步的時候改變做法。譬如選中0-59，右擊，選擇“組合”，生成“數(shù)據(jù)組1”，選中“數(shù)據(jù)組1”，在編輯欄中輸入“D”，把“數(shù)據(jù)組1”改成“D”，這就是成績D階段；選中60-79，右擊組合后改成“C”；選中80-90，右擊組合后改成“B”；選中90以上的，右擊組合后改成“A”。如此就把成績分成了ABCD四個階段進行統(tǒng)計。

總結：

今天跟大家分享了4個數(shù)據(jù)透視表功能實用“偏方”。這些偏方都很高效，可以取代復雜的函數(shù)工作，提高效率。大家在平時工作中多留意一些功能和選項，多一些思考，就會多挖掘一個技巧，讓Excel運行更由心。

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